A crise de produtividade das equipes é um assunto que preocupa as organizações. Afinal, estamos desafiados a otimizar as operações e garantir rentabilidade. Neste sentido, a cultura da empresa pode ter um papel fundamental, pois é por meio dela que podemos estimular métodos ágeis para aumentar a produção.
No entanto, o que são esses métodos e qual é a importância? Quais os benefícios para o planejamento estratégico? Essas e outras perguntas vamos responder neste post. Confira!
O que são métodos ágeis?
Os métodos ágeis ajudam no planejamento estratégico e no aumento da produtividade das empresas. Eles estimulam a interação, a transparência, facilitam a gestão dos processos e garantem o controle e possíveis ajustes. Também são um conjunto de práticas eficazes que promovem o trabalho em equipe, a colaboração entre os funcionários e a inteligência coletiva.
Quais métodos podem ser implementados?
Veja os principais métodos ágeis para serem implementados nas empresas:
Scrum
O Scrum é um framework ágil utilizado na gestão e desenvolvimento de projetos. Ele se baseia na entrega incremental e iterativa de funcionalidades, dividindo o trabalho em itens gerenciáveis chamados de “backlog do produto”.
Esses itens são priorizados e a equipe seleciona uma quantidade para ser entregue durante cada período de tempo definido, chamado de sprint, que geralmente dura de duas a quatro semanas.
Durante um sprint, os profissionais trabalham para completar as tarefas selecionadas, mantendo reuniões diárias conhecidas como “daily stand-ups”. Estas reuniões têm o objetivo de manter todos os membros da equipe alinhados, discutir o progresso, identificar possíveis obstáculos e adaptar o plano, se necessário.
No final de cada sprint, uma versão funcional do produto é entregue, podendo ser revisada pelo cliente ou stakeholders para feedback. O Scrum promove transparência, colaboração e adaptação contínua, permitindo que a equipe responda rapidamente a mudanças e prioridades emergentes durante o desenvolvimento do projeto.
Essa estrutura otimiza a eficiência, a qualidade do produto e a satisfação do cliente ao longo do tempo.
Kanban
Kanban é uma metodologia ágil utilizada para gerenciar o fluxo de trabalho e as tarefas de uma equipe. Ela se baseia na visualização do processo por meio de um quadro, no qual as tarefas são representadas por cartões e organizadas em colunas que indicam diferentes estágios do fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
Cada cartão representa uma tarefa específica e é movido pelas colunas conforme progride no processo, desde o início até a conclusão. O objetivo principal do Kanban é oferecer uma visão clara e transparente do trabalho em andamento, permitindo que todos os membros da equipe acompanhem facilmente o status das tarefas.
Uma das características essenciais do Kanban é a ênfase na limitação do trabalho em andamento (WIP). Isso significa que a equipe estabelece um limite máximo de tarefas que podem estar em andamento simultaneamente em cada coluna do quadro.
Essa limitação evita a sobrecarga da equipe, reduz gargalos e melhora a eficiência, pois foca na conclusão das tarefas antes de iniciar as novas. O Kanban oferece flexibilidade, permitindo ajustes contínuos no processo conforme necessário.
Lean Agile
O Lean Agile combina os princípios do Lean, originados no Sistema Toyota de Produção, com metodologias ágeis para otimizar o processo de desenvolvimento, eliminando desperdícios e maximizando o valor entregue ao cliente.
Este método se concentra na eficiência operacional, entrega rápida e consistente de valor, e na melhoria contínua do processo. Alguns dos principais desperdícios identificados no Lean Agile, também conhecidos como os “sete tipos de desperdícios” ou “7 Mudas”, são:
- Superprodução: Produzir mais do que o necessário ou antecipar a produção sem demanda real;
- Tempo de espera: Tempo ocioso entre etapas do processo;
- Transporte: Movimentação excessiva de produtos ou informações entre diferentes áreas ou departamentos;
- Processamento desnecessário: Realizar atividades que não agregam valor ao produto final;
- Estoque: Manter estoques excessivos de produtos ou informações.
- Movimentação: Movimentos desnecessários de pessoas ou equipamentos que não contribuem para a produção;
- Defeitos: Correções, retrabalho ou falhas que geram desperdício de recursos.
A aplicação do Lean Agile em um contexto de desenvolvimento de software, por exemplo, pode incluir:
- Redução de tempo de espera: o método identifica e reduz os tempos de espera entre as etapas do desenvolvimento de software como revisões, aprovações ou feedbacks para manter um fluxo contínuo de trabalho;
- Eliminação de processamento desnecessário: evita atividades que não agregam valor ao produto final, como funcionalidades não solicitadas ou excesso de documentação.
- Limitação do trabalho em progresso (WIP): Foca na conclusão de tarefas antes de iniciar novas, reduzindo assim o trabalho em andamento e evitando estoques de funcionalidades incompletas.
- Feedback rápido: Prioriza entregas frequentes de incrementos de software funcional para obter feedback do cliente o mais rápido possível e realizar ajustes conforme necessário.
Como os métodos ágeis contribuem de forma prática para o planejamento estratégico?
Veja como os métodos ajudam no planejamento estratégico:
Promovem feedback contínuo para ajustar a rota
Os métodos ágeis envolvem ações em que o cliente recebe partes do produto e dá o feedback. Com isso, é possível ajustar o planejamento estratégico e adaptar às necessidades emergentes do cliente e do mercado. Veja o exemplo:
Imagine que o departamento de recursos humanos de uma empresa seja o responsável por implementar um novo sistema de avaliação de desempenho baseado em feedback contínuo. Em vez de avaliações anuais tradicionais, os gerentes fornecem feedback regular aos membros de suas equipes em reuniões periódicas.
Desta forma, eles discutem pontos fortes e as áreas de desenvolvimento. Assim, estabelecem metas para o futuro. Por outro lado, o RH coleta dados dessas sessões, analisa as tendências e identifica as necessidades do treinamento. Assim, as lacunas de habilidades e as áreas que demandam mais atenção são identificadas.
Por fim, com base nas informações, o RH ajusta continuamente o sistema e oferece os treinamentos específicos, adaptando as abordagens de feedback. Esse processo resulta em desenvolvimento contínuo dos funcionários, promove um ambiente de trabalho colaborativo e facilita a melhoria do desempenho organizacional.
Dão visibilidade para o andamento das tarefas
Com a metodologia ágil é possível dar visibilidade para o andamento das tarefas. Um exemplo é criar listas de tarefas priorizadas, ou seja, as equipes de trabalho se organizam para atender as demandas mais importantes do cliente.
Um exemplo são as reuniões diárias. Elas são breves, geralmente durante 15 minutos. Nelas, cada membro da equipe compartilha o que fez no dia anterior, o que planeja fazer no dia atual e se há algum impedimento. Isso dá visibilidade sobre o progresso das tarefas e permite ajustá-las para manter o alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa.
As equipes identificam rapidamente os problemas, organizam prioridades e garantem que os objetivos estejam alinhados com as principais metas.
Asseguram velocidade às ações
Os métodos ágeis valorizam a capacidade de resposta às mudanças. Isso significa que, ao longo do projeto, se surgirem novas informações ou tendências de mercado, as equipes conseguem ajustar os planos estratégicos sem comprometer a qualidade e o cronograma. Por exemplo;
Imagina que uma equipe de desenvolvimento de software deseja criar um aplicativo de gerenciamento financeiro pessoal. Inicialmente, o plano estratégico é desenvolver recursos básicos, como rastreamento de despesas, categorização de gastos e geração de relatórios simples.
Durante a primeira iteração do projeto (sprint), a equipe lança uma versão inicial do aplicativo com esses recursos básicos. No entanto, após a revisão do sprint e a coleta de feedback dos usuários, descobriu-se que há uma demanda crescente por um recurso de sincronização em nuvem para acessar os dados em vários dispositivos.
Embora essa sincronização não estivesse inicialmente no plano, os profissionais reconhecem a importância do recurso para a satisfação dos usuários e sua relevância no mercado.
Em resposta a essa nova informação e à tendência de demanda, eles reavaliam o projeto. Por último, decidem ajustar o plano para o próximo sprint, priorizando assim o desenvolvimento do recurso de sincronização em nuvem.
Assim, realizam algumas tarefas planejadas para os próximos sprints e organizam a prioridade das atividades, mantendo o objetivo de entregar o valor aos usuários e atender às demandas emergentes do mercado.
Qual é a importância da flexibilidade e adaptação no cenário de negócios de 2024?
A flexibilidade e a capacidade de adaptação são fundamentais para o cenário de negócios em 2024. Isso ocorre devido à constante evolução e complexidade do ambiente empresarial. Algumas razões que destacam a importância desses aspectos:
Mudanças rápidas
O ambiente de negócios está sujeito às mudanças inesperadas. Alguns exemplos são os avanços tecnológicos e as mudanças regulatórias. Também podemos citar as flutuações econômicas e até os eventos imprevisíveis como pandemias e desastres naturais. Portanto, a flexibilidade permite que as empresas se ajustem às mudanças de forma rápida e eficaz.
Resposta às demandas do mercado
Com a rápida evolução das preferências do consumidor e das condições de mercado, as empresas precisam ser ágeis e assim ajustar seus produtos, serviços e estratégias de marketing. Isso ocorre de acordo com as demandas e as expectativas.
Quais os benefícios dos métodos ágeis?
Confira os principais benefícios da metodologia ágil:
Entrega de valor
Ao invés de esperar pela conclusão total de um plano, os métodos ágeis favorecem a entrega de valor. Isso significa que a organização pode começar a colher os benefícios de partes do plano à medida que são concluídas, o que contribui para a adaptação e a otimização ao longo do tempo.
Identificação de problemas e oportunidades
A abordagem iterativa dos métodos ágeis permite detectar precocemente os problemas ou oportunidades no planejamento estratégico. Isso possibilita fazer correções mais rápidas e eficazes e, minimizar potenciais impactos negativos, aproveitando assim as oportunidades de forma mais ágil.
Comunicação eficiente
As metodologias ágeis incentivam uma comunicação mais eficiente entre as equipes e partes interessadas. Desta forma, todos ficam alinhados quanto aos objetivos estratégicos e contribuem para a criação de um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.
Exemplos de empresas que adotam métodos ágeis
Segundo a revista Harvard Business Review, a Rádio Pública Nacional dos Estados Unidos emprega métodos ágeis para criar novas programações. A John Deere os utiliza para desenvolver novas máquinas e a Saab para produzir novos caças. Já a Mission Bell Winery, os utiliza para tudo, desde a produção de vinho até o armazenamento.
Já no Brasil, o Grupo Boticário é um exemplo de empresa que adotou a metodologia ágil. A intenção era inovar na forma de produzir. O projeto foi chamado de Operações 4.0 e reuniu iniciativas para revolucionar a indústria do grupo.
Outro exemplo é o Ifood. A empresa se baseou na analogia de Jet Ski. Ela serve para explicar os times multidisciplinares do Ifood. É como se a organização fosse um barco difícil de manobrar rapidamente.
Então são enviados Jet Skis desse barco, com novos produtos e serviços em um curto espaço de tempo para serem testados e validados. Com isso, o Ifood mantém a cultura da inovação.
A empresa possibilita o time de colaboradores a se reinventar de forma ágil, testar novas ideias e estar por dentro das mudanças do mercado. Os Jet Skis são squads, ou seja, como pequenas equipes formadas por pessoas de várias áreas da empresa.
As equipes têm total autonomia para correr riscos e a missão de colocar todas as ideias em teste. Além disso, a principal estratégia do Ifood é explorar os limites da empresa e buscar uma mudança radical no mercado.
Segundo o Ifood, o segredo da sua eficácia é a autonomia dos squads. Eles assumem os riscos e aprendem com os erros. Com isso, o time é treinado, apto a correr riscos e a trazer novas ideias.
O Nubank também é exemplo de empresa que adotou a metodologia ágil. Em 2015, o banco digital formulou os squads, equipes de trabalho com um objetivo em comum. De acordo com o banco, os objetivos podem ser tão diversos quanto criar um novo produto, por exemplo, ou soltar uma campanha publicitária.
Desta forma, cada squad reúne pessoas de diferentes chapters, ou seja, cada chapter define o tipo de função que uma pessoa desempenha. Assim, a empresa possui chapters de engenheiros, comunicadores, designers, analistas financeiros, etc.
Com isso, a capacidade de obter informações entre pessoas com perspectivas e habilidades diferentes é reforçada. Além disso, no Nubank, as equipes começam cada semana com um sprint, ou seja, uma reunião em que todos se sentam juntos e dão visibilidade às suas demandas.
Assim, decidem quais tarefas serão resolvidas naquele período, quais serão colocadas em backlog e quais serão bloqueadas por algum motivo.
Porém, fazer uma reunião sprint não é obrigatório segundo a empresa. Se um squad entender que ela não agrega em nada para o tipo de trabalho que ele conduz, ele tem a liberdade de abrir mão do ritual.
Quais os benefícios dos métodos ágeis para o Grupo Boticário?
Segundo uma reportagem da Revista Exame, o Grupo Boticário investiu cerca de 120 milhões de reais na automação e modernização das máquinas. Além disso, também fez investimentos de 30 milhões na capacitação de pessoas e adotou mudanças nas metodologias e nos sistemas.
Como benefícios, as mudanças permitiram ao Grupo testar novos produtos em lotes menores. Na prática, um novo perfume ou embalagem pode ser levado a apenas cinco lojas antes de ser fabricado em larga escala. Pois, com as novas tecnologias, o custo da fabricação tornou-se mais acessível, apenas 7% superior à produção em escala.
Como implementar métodos ágeis na sua empresa?
Primeiramente, siga os princípios do Manifesto Ágil, os fundamentos do desenvolvimento ágil de software. De acordo com o documento, há quatro valores do desenvolvimento ágil:
- Os indivíduos e suas interações acima de procedimentos e ferramentas;
- O funcionamento do software acima de documento abrangente;
- A colaboração com o cliente acima da negociação e contrato;
- A capacidade de resposta a mudanças acima de um plano pré-estabelecido.
Leia também| Gestão de equipes: 5 dicas para ampliar a produtividade do seu time
Além disso, segundo o autor Steve Denning, do livro The Age of Agile, há algumas mudanças que as empresas devem adotar para que se tornem organizações ágeis:
Comprometimento dos líderes
Os princípios ágeis devem ser compreendidos pela liderança e principais líderes das empresas. Só assim será feita a mudança cultural necessária para alcançar os objetivos da organização.
Treinamento dos colaboradores
Os colaboradores devem ter o treinamento adequado de acordo com as metodologias ágeis. Deste modo, poderão compreender quais conceitos, princípios e práticas são fundamentais para alcançar os objetivos da organização.
Cultura organizacional
Tenha um projeto piloto ou uma equipe específica para implementar os métodos ágeis. Isso permite testar e adaptar a abordagem antes de expandi-la para toda a empresa.
Feedback dos clientes
Práticas como Scrum ou Kanban podem ser adotadas. Elas ajudam a gerenciar o trabalho em ciclos curtos (sprints) ou fluxos contínuos. Os métodos permitem entregas frequentes e oportunidades para receber feedback dos clientes.
Transparência
É importante estabelecer uma cultura de transparência para que as informações relevantes sejam compartilhadas abertamente entre as equipes. Além disso, promova a mentalidade de melhoria contínua e incentive a reflexão e os ajustes constantes no processo.
Apoio às equipes
O papel da liderança é remover os obstáculos e apoiar as equipes. Além disso, ela pode promover uma cultura de aprendizado e inovação.
Como você viu neste artigo, adotar métodos ágeis só traz benefícios à sua empresa. No entanto, para desenvolvê-los também é necessário trabalhar a cultura da organização.